答疑：公司設(shè)備檔案如何管理及快速檢索？
料整理自：Q群“中國設(shè)備管理”，Q群號：283752911 答疑日期：2019/8/30
【提問】：華賽爾-俞
各位大哥，我們公司還是小公司，公司設(shè)備的檔案紙質(zhì)版文件繁多，有的文件盒都放不下了，有兩個問題：
1.這些紙質(zhì)版文件怎么管理，怎么快速檢索？
2.設(shè)備檔案怎么管理或者說是存檔比較好，檔案柜有什么好的管理方法。
大家有經(jīng)驗的，正規(guī)的公司可不可以傳授一下經(jīng)驗，謝謝了
注：我們的設(shè)備檔案是一個柜子，不是檔案室。
【答疑】：成都華標企管 蔣良君
鑒于你的設(shè)備檔案就1個或幾個柜子，因此快速檢索設(shè)備檔案的關(guān)鍵要素是：玻璃門檔案柜+檔案夾設(shè)備名稱關(guān)鍵詞，一看就知。（注：因你的檔案不多，不像檔案室，快速查找的關(guān)鍵不是根據(jù)檔案編號去查）。
鑒于你公司是專業(yè)從事新型高效換熱設(shè)備研發(fā)、設(shè)計、制造、工程成套及銷售，針對你的情況，我寫了以下方法，僅供參考：
1 第一步：你要先做好設(shè)備大分類，如：
1.1 企業(yè)內(nèi)部設(shè)備類檔案：
1.1.1 生產(chǎn)設(shè)備類：
1.1.1.1 切割機類
1.1.1.1.1 激光切割機
1.1.1.1.2 德國梅塞爾數(shù)控精細離子火焰切割機
1.1.1.2 焊接設(shè)備
1.1.1.2.1 進口龍門焊接機器人
1.1.1.2.2 專用端部焊機
1.1.1.2.3 龍門式程控點焊機
1.1.1.3 數(shù)控機床
1.1.1.3.1 大型落地端面銑床
1.1.1.4 （自己寫）
1.1.2 檢測設(shè)備類：
1.1.2.1 傳熱試驗室
1.1.2.1.1 設(shè)備名稱A
1.1.2.1.2 ……
1.1.2.2 水試驗臺
1.1.2.3 電加熱風(fēng)洞實驗室
1.1.3 公用工程類設(shè)備
1.1.3.1 空氣壓縮機
1.1.3.2 ……
1.1.4 物流類設(shè)備（自己分）
1.1.5 其他類（自己分）
1.2 客戶服務(wù)類檔案。如：換熱設(shè)備研發(fā)、設(shè)計、制造、工程成套及銷售，你可將客戶按行業(yè)分（石油化工、冶金、電力、環(huán)保、船舶、生化、核電及新能源等），具體資料在按客戶類別分，比較容易查找。
第二步：檔案編號
根據(jù)第一步的設(shè)備分類，策劃檔案的編碼規(guī)則，大的分類，你可用字母或拼音縮寫，小分類可用序號，分類的層級，可用間隔號“-“。
第三步：準備文件夾、文件袋、文件柜
3.1 文件夾。建議使用可放11孔袋（透明袋）的文件夾，避免用檔案室用的檔案盒。根據(jù)需要，可在每個文件夾的首頁，編制目錄，目錄的序號，對應(yīng)11孔袋右下角的編號（數(shù)字序號）。
（下圖摘自免費課件《如何做好辦公室6S管理》）
3.2 文件柜。建議使用可上鎖的透明玻璃柜（快速檢索的基本條件：透明的柜子、檔案夾設(shè)備名稱關(guān)鍵詞。因你的檔案不多，不像檔案室，查詢的關(guān)鍵不是根據(jù)檔案你編號去查）。
第四步：文件夾標簽
確定文件夾標簽的標示規(guī)范（檔案目視化標準，如下圖）。建議：檔案編號+檔案文字簡稱+數(shù)字序號
4.1 檔案編號：按第二步策劃號的規(guī)則編
4.2 檔案文字：從文字，可看出文件夾內(nèi)裝的是什么文件?！娟P(guān)鍵詞等同電子文檔目錄】
4.3 數(shù)字序號：如：1~4，通常用于同類設(shè)備的編碼，方便取用后放回原處。
4.4 提示：文件夾標簽，可在excel 內(nèi)設(shè)計好（根據(jù)文件夾標簽的尺寸，打印試下），統(tǒng)一風(fēng)格。文件夾最上面，應(yīng)有你公司的logo+簡稱，標簽顏色，應(yīng)考慮你的企業(yè)標準色。
4.5 提示：你一邊打印標簽時，可一邊建立“設(shè)備檔案清單”，清單包括：檔案編號+檔案文字簡稱+數(shù)字序號，以及你認為查詢時有必要的信息，如：設(shè)備使用單位等信息。
5 第五步：文件分類裝柜。
5.1 規(guī)則：將同類的設(shè)備檔案，放在一個柜或一層或靠近。
5.2 放好文件夾后，若需要，可對柜子進行大分類標示（注意標識的美觀、醒目）。
驗證：隨機抽查想要的資料，若能在20秒內(nèi)找到，說明你的檔案資料管理很好！
以下方法和思路，僅供參考：
1.提示：特種設(shè)備技術(shù)檔案管理 要點
對特種設(shè)備進行編號，按“一機一檔”建立檔案。安全技術(shù)檔案至少包括以下內(nèi)容：
使用登記證；
《特種設(shè)備使用登記表》
特種設(shè)備設(shè)計、制造技術(shù)資料和文件，包括設(shè)計文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明(含合格證及其數(shù)據(jù)表、質(zhì)量證明書)、安裝及使用維護保養(yǎng)說明、監(jiān)督檢驗證書、型式試驗證書等；
特種設(shè)備安裝、改造和修理的方案、圖樣、材料質(zhì)量證明書和施工質(zhì)量證明文件、安裝改造修理監(jiān)督檢驗報告、驗收報告等技術(shù)資料；
特種設(shè)備定期自行檢查記錄(報告)和定期檢驗報告；
特種設(shè)備日常使用狀況記錄；
特種設(shè)備及其附屬儀器儀表維護保養(yǎng)記錄；
特種設(shè)備安全附件和安全保護裝置校驗、檢修、更換記錄和有關(guān)報告；
特種設(shè)備運行故障和事故記錄及事故處理報告。
特種設(shè)備節(jié)能技術(shù)檔案包括鍋爐能效測試報告、高耗能特種設(shè)備節(jié)能改造技術(shù)資料等
2.設(shè)備檔案電子化的建議：
1）.若有時間，你可購買掃描儀，企業(yè)掃描厚的廠商設(shè)備說明書，比較好用的掃描儀。
高拍儀：掃描質(zhì)量不如平板掃描儀、高速掃描儀，高拍儀的優(yōu)點：不用拆書即可掃描比較厚的資料/書籍。
平板掃描儀：掃描質(zhì)量比高拍儀、高速掃描儀清晰，比較適合掃描照片。缺點：不方便掃描太厚的書籍，掃描時間相對忙，掃描一張平均時間是7~19秒。
雙面高速掃描儀：每分鐘可掃描約40張左右。若公司文檔資料都，建議選擇高速掃描儀。如：富士通（Fujitsu） ScanSnap iX1500 、ix1600掃描儀、Fi-7140 掃描儀等。
提示：
1.掃描時應(yīng)選擇有OCR識別功能的。
2.可在“京東”搜索關(guān)鍵詞“掃描儀”，根據(jù)自己的需要選擇適合的掃描儀。
2）.對已經(jīng)報廢或不再使用的設(shè)備檔案，可向企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)提出申請報廢，以減少失效資料占用空間。當(dāng)然，設(shè)備檔案推薦性標準對設(shè)備檔案的保存時間是30年，但具體的時間可由企業(yè)根據(jù)管理需要自己確定。
3.以下是蔣老師在企業(yè)培訓(xùn)時，有關(guān)設(shè)備檔案管理的答疑截圖，僅供參考：
摘自《2019版設(shè)備管理體系（PMS）標準化建設(shè)專題講座》
提問：國核運行-朱：2019-9-7 13:18:39
看了蔣老師關(guān)于設(shè)備檔案管理的答疑，受益良多！也有些自己的疑問，希望能得到各位老師的指導(dǎo)。
1. 各位老師所在企業(yè)的設(shè)備檔案，是設(shè)備管理部門整理保管的，還是檔案管理部門負責(zé)歸檔保管的？
2.設(shè)備從規(guī)劃、計劃到選型到采購到驗收，這個過程的設(shè)備檔案相對靜態(tài)，對于重要設(shè)備就一機一檔了。但設(shè)備還有使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄、計量校準保管等動態(tài)管理記錄。這些記錄每年更新到設(shè)備檔案中，還是每年合在一起為好？我們公司經(jīng)常接受外部審查，一般都會要求拿出各種動態(tài)記錄，如果分散在各個設(shè)備的檔案中，查找都不是很方便。各位老師都是怎么做的？
謝謝！周末愉快
看了蔣老師關(guān)于設(shè)備檔案管理的答疑，受益良多！也有些自己的疑問，希望能得到各位老師的指導(dǎo)。
朱提問1. 各位老師所在企業(yè)的設(shè)備檔案，是設(shè)備管理部門整理保管的，還是檔案管理部門負責(zé)歸檔保管的？
蔣良君回答1：這個看企業(yè)內(nèi)部檔案管理如何分工了，通常的管理分工如下：
1）沒有檔案室的，由設(shè)備部管理。
2）沒有文控管理室的，由設(shè)備部管理。
3）有文控室的，設(shè)備使用說明書類相對固定的信息，由文控室管理。動態(tài)記錄，由設(shè)備部管理。
4）有檔案室的，也分幾種情況：
a)設(shè)備前期資料，由檔案室管理。運行期資料和記錄，由設(shè)備部管理。
b)設(shè)備前期資料由檔案室管理。運行期資料和記錄，由設(shè)備部每月送檔案室歸檔。
朱提問2：設(shè)備從規(guī)劃、計劃到選型到采購到驗收，這個過程的設(shè)備檔案相對靜態(tài)，對于重要設(shè)備就一機一檔了。但設(shè)備還有使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄、計量校準保管等動態(tài)管理記錄。這些記錄每年更新到設(shè)備檔案中，還是每年合在一起為好？
我們公司經(jīng)常接受外部審查，一般都會要求拿出各種動態(tài)記錄，如果分散在各個設(shè)備的檔案中，查找都不是很方便。各位老師都是怎么做的？
蔣良君回答2：
1）特種設(shè)備，可以合在一起。
2）計量校準的計量證明、記錄，獨立歸檔，按年、月順序歸檔，檔案應(yīng)設(shè)封面+序號，方便查詢。
3）除1）2）兩種情況外的歸檔規(guī)則【部門/車間別——設(shè)備類別——記錄類別——年類別】，為方便查詢，可按部門/車間的設(shè)備類別分，再對設(shè)備類按使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄分類。按月裝訂（封面和側(cè)面標示醒目的記錄名稱、年月標簽），然后再按年裝在透明袋或用繩子系（年度的記錄，封面和側(cè)面應(yīng)標示醒目的記錄名稱、年。側(cè)面標簽，就是疊在一起，從外面的標簽就可看出記錄的名稱、年月）。
記錄多了，可用紙箱裝，紙箱外也應(yīng)標示設(shè)備名稱、記錄名稱、年月。
4）按每個企業(yè)規(guī)定的記錄保存期，到期可申請報廢。
5）外部審查，通常是看3個月內(nèi)或當(dāng)年的記錄。資料、記錄是否好查閱，關(guān)鍵是看你的記錄分類和索引標示，最關(guān)鍵的是索引標示（目錄清單+記錄標簽）
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